Contratar o primeiro funcionário em 2026: passo a passo no eSocial e o custo real por mês

Contratar o primeiro funcionário em 2026 é uma sequência de quatro movimentos, nesta ordem: habilitar a empresa no eSocial (evento S-1000 e tabelas), fazer o exame médico admissional, transmitir o evento S-2200 até o dia imediatamente anterior ao início da prestação de serviços e, a partir daí, fechar folha todo mês (S-1200, S-1210 e S-1299 até o dia 15, com as guias vencendo no dia 20). O prazo do S-2200 é o ponto crítico: o registro é anterior ao primeiro dia de trabalho, não posterior. Se a pessoa começou na segunda, o envio tinha de ter acontecido até domingo.

E o custo? Numa empresa do Simples Nacional tributada pelos Anexos I, II, III ou V, um salário de R$ 2.500,00 custa cerca de R$ 3.225,00 por mês — 29% acima do salário —, porque a contribuição patronal de 20% já está embutida no DAS e sobram FGTS de 8% mais as provisões de 13º e de férias com o terço constitucional. No Anexo IV, que recolhe a CPP à parte, o mesmo salário sobe para cerca de R$ 3.852,00 (+54%). Fora do Simples, para cerca de R$ 4.025,00 (+61%), considerando RAT de 1% e terceiros de 5,8%. As três contas estão abertas linha a linha mais abaixo.

Antes de contratar: três checagens rápidas

1. CNPJ apto e CNAE compatível. A atividade que a pessoa vai exercer precisa estar coberta por algum CNAE da empresa. Contratar um vendedor numa empresa que só tem CNAE de consultoria cria divergência entre a função declarada no eSocial (código CBO) e o objeto social — inconsistência que a fiscalização cruza.
2. Acesso ao eSocial. O acesso hoje é feito exclusivamente pela conta gov.br em login.esocial.gov.br; o antigo código de acesso foi descontinuado. Empresas em geral entram com certificado digital e-CNPJ (A1 ou A3) vinculado à conta gov.br, ou por procuração eletrônica outorgada ao contador no e-CAC da Receita Federal, com o perfil de acesso web do eSocial. Segundo o manual do módulo web do eSocial, MEI, empregador doméstico, segurado especial e ME/EPP optantes do Simples com até um empregado podem usar o módulo simplificado com conta gov.br de nível prata ou ouro, sem certificado.
3. Enquadramento sindical. Antes de definir salário, descubra a qual convenção coletiva a empresa está sujeita: isso muda piso, benefícios e data-base de reajuste.

Passo a passo no eSocial

1. Cadastro do empregador (S-1000) e tabelas

No menu Empregador → Dados do Empregador, informe classificação tributária, natureza jurídica e contatos. Depois transmita as tabelas que precisam existir antes de qualquer evento de trabalhador: S-1005 (estabelecimentos), S-1010 (rubricas da folha) e S-1020 (lotações tributárias). Sem elas, o S-2200 é rejeitado.

2. Documentos e exame admissional

Peça ao candidato: CPF, documento de identidade, comprovante de residência, dados bancários, PIS/NIS e certidões de nascimento dos filhos — as dos menores de 14 anos servem ao salário-família (devido apenas a quem recebe até o limite de remuneração fixado anualmente) e as dos dependentes, à dedução do IRRF. A CTPS hoje é digital e gerada a partir do CPF.

O exame médico admissional é obrigatório e corre por conta do empregador (CLT, art. 168, caput e inciso I). O médico emite o ASO, que precisa estar pronto antes do primeiro dia de trabalho. O registro no eSocial é feito pelo evento de saúde do trabalhador (S-2220), que segue o calendário mensal dos eventos — mas não adianta enviá-lo depois se a pessoa começou sem exame.

3. O prazo que quase todo mundo perde: o S-2200

Segundo o próprio material de perguntas frequentes do eSocial, o evento de admissão deve ser enviado até o dia imediatamente anterior ao início da prestação de serviços. Não é "até o quinto dia útil", não é "até o fechamento da folha". Combine a data de início com o escritório antes de prometer ao candidato.

Contrato, experiência, jornada e ponto

• Contrato de experiência: máximo de 90 dias, prorrogável uma única vez dentro desse teto (CLT, arts. 445, parágrafo único, e 451). Uma segunda prorrogação transforma o contrato em prazo indeterminado.
• Jornada: até 8 horas diárias e 44 semanais, salvo compensação prevista em acordo ou convenção.
• Controle de ponto: a anotação de entrada e saída é obrigatória apenas para estabelecimentos com mais de 20 trabalhadores (CLT, art. 74, § 2º). Com um ou dois funcionários você não é obrigado, mas registrar é do seu interesse: sem controle, a jornada alegada na Justiça do Trabalho tende a prevalecer. A lei admite ainda o registro por exceção, mediante acordo individual escrito, convenção ou acordo coletivo (art. 74, § 4º).

Piso salarial e convenção coletiva no Rio de Janeiro

O salário mínimo nacional em 2026 é de R$ 1.621,00 — valor que baliza a tabela de contribuição do INSS fixada pela Portaria Interministerial MPS/MF nº 13, de 9 de janeiro de 2026 —, mas ele quase nunca é o número que interessa. O que vale é o piso da categoria fixado na convenção coletiva. O Rio de Janeiro também edita, por lei estadual, pisos regionais para categorias sem norma coletiva própria: confirme se há valor vigente para a sua atividade antes de fechar o salário.

A convenção pode prevalecer sobre a lei em vários pontos (CLT, art. 611-A) e costuma criar obrigações que a CLT não prevê: vale-refeição ou cesta básica, seguro de vida em grupo, adicional por tempo de serviço, reajuste na data-base, contribuição assistencial. As convenções e acordos são registrados no Sistema Mediador do Ministério do Trabalho e Emprego — o caminho oficial de consulta está na página de convenções e acordos coletivos do MTE. Pagar o mínimo nacional quando o piso da categoria é maior gera diferenças retroativas com reflexo em férias, 13º e FGTS.

A conta real do salário: R$ 2.500 na prática

Empresa do Simples Nacional nos Anexos I, II, III ou V, um empregado, salário de R$ 2.500,00:

Componente	Como se calcula	Valor mensal
Salário bruto	contratado	R$ 2.500,00
FGTS (8%)	8% do salário	R$ 200,00
Provisão de 13º	salário ÷ 12	R$ 208,33
FGTS sobre o 13º	8% da provisão	R$ 16,67
Provisão de férias + 1/3	(salário × 1,3333) ÷ 12	R$ 277,78
FGTS sobre férias	8% da provisão	R$ 22,22
Custo mensal		R$ 3.225,00

Por que não aparece a patronal de 20%? Porque a CPP das optantes do Simples já está dentro do DAS (LC 123/2006, art. 13, VI). E todas as optantes — inclusive as do Anexo IV — são dispensadas das contribuições a terceiros, como Sistema S e salário-educação (art. 13, § 3º). A exceção quanto à CPP é o Anexo IV, definido pelo art. 18, § 5º-C: construção de imóveis e obras de engenharia em geral, vigilância, limpeza ou conservação e serviços advocatícios. Nessas atividades a CPP e o RAT são recolhidos à parte, mas os terceiros continuam dispensados.

Comparando os três cenários para o mesmo salário de R$ 2.500,00, já com os encargos incidindo também sobre as provisões de 13º e de férias:

Encargo	Simples (Anexos I, II, III e V)	Simples — Anexo IV	Lucro Presumido / Real
CPP patronal (20%)	dentro do DAS	devido	devido
RAT (1% a 3%, ajustado pelo FAP)	dentro do DAS	devido	devido
Terceiros (Sistema S, salário-educação)	dispensado	dispensado	devido (≈ 5,8% no comércio e serviços)
FGTS (8%)	devido	devido	devido
Custo mensal aproximado	R$ 3.225,00 (+29%)	R$ 3.852,00 (+54%)	R$ 4.025,00 (+61%)

Duas ressalvas sobre essa comparação. O RAT varia de 1% a 3% conforme o CNAE preponderante e ainda é multiplicado pelo FAP, que vai de 0,5 a 2,0 — nos cenários acima usei 1%. E a alíquota de terceiros depende do código FPAS: 5,8% é o percentual típico de comércio e serviços, não uma regra universal.

Some ainda o que não é encargo, mas é caixa: vale-transporte — o empregado pode ter descontado no máximo 6% do salário básico, o que neste exemplo dá R$ 150,00, e tudo o que passar disso é custo do empregador (Lei nº 7.418/1985, art. 4º, parágrafo único) —, benefícios de convenção coletiva e a multa de 40% sobre os depósitos do FGTS em caso de demissão sem justa causa (Lei nº 8.036/1990, art. 18, § 1º), que é passivo acumulando desde o primeiro depósito.

Do lado do empregado, o desconto de INSS sobre R$ 2.500,00 é de R$ 200,69, pela tabela progressiva vigente em 2026: 7,5% até R$ 1.621,00, 9% de R$ 1.621,01 a R$ 2.902,84, 12% até R$ 4.354,27 e 14% até o teto de R$ 8.475,55. Não há IRRF: a base de cálculo (R$ 2.299,31, após o INSS) fica abaixo do limite de isenção da tabela mensal, e a regra de redução da Lei nº 15.270/2025 zera o imposto para rendimentos mensais de até R$ 5.000,00 de qualquer forma.

Fechamento mensal: S-1200, S-1210, DCTFWeb e FGTS Digital

Todo mês o ciclo se repete:

1. S-1200 — remuneração do trabalhador na competência.
2. S-1210 — pagamentos efetuados.
3. S-1299 — fechamento dos eventos periódicos. Pelo Manual de Orientação do eSocial, os eventos periódicos vão até o dia 15 do mês seguinte (antecipando quando não houver expediente bancário).
4. O fechamento alimenta a DCTFWeb, que consolida as contribuições previdenciárias apuradas no eSocial e gera o DARF numerado, com vencimento no dia 20 do mês seguinte (Lei nº 8.212/1991, art. 30, I, "b"). O IRRF retido da folha vence no mesmo dia 20 — último dia útil do segundo decêndio do mês subsequente.
5. O FGTS saiu da antiga GFIP/SEFIP e é recolhido pelo FGTS Digital (fgtsdigital.sistema.gov.br): em Gestão de Guias → Guia Rápida, selecione a competência e emita a GFD (Guia do FGTS Digital). Alíquota de 8% (2% no contrato de aprendizagem) e vencimento até o dia 20. Atenção a dois detalhes práticos: o pagamento é feito exclusivamente por Pix, e, se o dia 20 cair em sábado, domingo ou feriado bancário, o vencimento antecipa para o dia útil imediatamente anterior.

Uma nota sobre a Reforma Tributária: CBS e IBS não incidem sobre a folha de pagamento. A transição iniciada em 2026 mexe em nota fiscal e tributos sobre consumo, não em INSS e FGTS — e, mesmo optando pelo regime regular de IBS/CBS dentro do Simples, a CPP continua no DAS.

Segundo semestre: o calendário do 13º em 2026

O 13º é pago em duas parcelas (Lei nº 4.749/1965):

• 1ª parcela — metade da remuneração, entre fevereiro e 30 de novembro de 2026 (segunda-feira). Sem desconto de INSS nem de IRRF. O empregado também pode pedir, em janeiro, que essa parcela saia junto com as férias.
• 2ª parcela — até 20 de dezembro de 2026, que cai num domingo; programe o pagamento para sexta-feira, 18 de dezembro. É aqui que incidem INSS e IRRF, calculados sobre o valor integral da gratificação.

O FGTS incide sobre as duas parcelas. Quem contrata em agosto paga 13º proporcional já em novembro e dezembro — por isso a provisão mensal da tabela acima não é preciosismo contábil, é sobrevivência de caixa.

CLT, PJ ou autônomo: onde mora o passivo

Modelo	Quando faz sentido	Risco principal
CLT	trabalho contínuo, com horário e subordinação	custo previsível; passivo baixo se bem registrado
PJ	serviço especializado, autonomia real, sem exclusividade	vínculo reconhecido, com encargos retroativos e verbas rescisórias
Autônomo (RPA)	trabalho eventual, sem habitualidade	mesma exposição do PJ; obriga a retenção do INSS do prestador e, fora do Simples dos Anexos I, II, III e V, ainda 20% de contribuição patronal sobre o valor pago

Um ponto sobre o RPA que costuma ser mal explicado: nas optantes do Simples dos Anexos I, II, III e V a patronal de 20% sobre a remuneração de contribuintes individuais também está substituída pelo DAS. O que não desaparece em nenhum cenário é a retenção do INSS do próprio prestador, que a empresa tem de descontar e recolher.

A fiscalização não olha o contrato: olha os fatos — horário fixo, ordens diretas, exclusividade, pessoalidade e habitualidade. Se os cinco existem, é vínculo de emprego.

Efeito colateral bom: a folha pode derrubar o seu DAS

Empresas de serviços que caem no Anexo V do Simples são tributadas pelo Anexo III — alíquotas bem menores — quando a razão entre folha de salários e receita bruta dos últimos 12 meses é igual ou superior a 28% (LC 123/2006, art. 18, § 5º-J). É o chamado fator R. E a própria lei define "folha de salários" de forma ampla (art. 18, § 24): as remunerações pagas a pessoas físicas, inclusive o pró-labore, acrescidas do que foi efetivamente recolhido de contribuição patronal previdenciária e de FGTS. Ou seja: contratar o primeiro CLT pode, em alguns casos, pagar parte do próprio custo via redução do DAS. Vale simular antes de assinar — o raciocínio se conecta com o que já tratamos sobre pró-labore e distribuição de lucros em 2026.

O que o escritório assume e o que continua sendo seu

Do escritório: eventos do eSocial no prazo, folha, rubricas, DCTFWeb, guias de FGTS e INSS, férias, 13º, rescisão e leitura da convenção coletiva.

Seu, sempre: decidir a data de início e comunicá-la com antecedência, entregar documentos e ASO, controlar jornada e faltas, informar horas extras e afastamentos até a data de corte da folha e pagar as guias.

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Se você está prestes a contratar o primeiro funcionário — ou já contratou e desconfia que algum prazo passou —, vale conversar antes de o mês fechar: corrigir eventos do eSocial é possível, mas custa mais tempo do que acertar na primeira vez. A equipe de departamento pessoal da Commande Contábil, no Recreio dos Bandeirantes, atende pelo WhatsApp +55 21 99905-0896.

Conteúdo informativo, com base na legislação vigente em 28 de julho de 2026. Os custos apresentados são estimativas didáticas: RAT, FAP, terceiros e benefícios de convenção coletiva variam por CNAE e por categoria. Regras trabalhistas, prazos do eSocial, pisos de convenção coletiva e tabelas de INSS e IRRF mudam com frequência — confirme sempre nas fontes oficiais ou com seu contador antes de decidir.