Fator R em 2026: como saber se sua empresa cai no Anexo III ou no Anexo V

Se a sua empresa presta um serviço sujeito ao Fator R, o anexo dela em 2026 é decidido por uma única divisão: folha de salários dos 12 meses anteriores ÷ receita bruta dos 12 meses anteriores. Deu 0,28 ou mais, você é tributado pelo Anexo III, que começa em 6% de alíquota nominal. Deu menos de 0,28, cai no Anexo V, que começa em 15,5%. Não existe pedido, formulário nem opção: o próprio PGDAS-D calcula a razão todo mês, com base na folha que você informar, e escolhe a tabela sozinho.

Na prática, isso significa que duas clínicas com o mesmo faturamento podem pagar alíquotas efetivas muito diferentes. Na primeira faixa a distância entre os dois anexos é de exatos 9,5 pontos percentuais — e ela vai encolhendo conforme a receita sobe, até se inverter no topo da tabela, num detalhe que quase ninguém comenta e que está mais adiante neste texto. Significa também que o enquadramento não é permanente: ele é recalculado a cada período de apuração e pode mudar de um mês para o outro.

Abaixo está o cálculo completo, com a base legal, o que a Receita aceita como folha, quatro simulações e a conferência literal dentro do PGDAS-D.

A fórmula oficial

A base é o art. 18, §§ 5º-J, 5º-K e 5º-M da Lei Complementar 123/2006 — o § 5º-L foi vetado —, regulamentado pelo art. 26 da Resolução CGSN 140/2018:

Fator "r" = FS12 ÷ RBT12

• FS12 — folha de salários, incluídos encargos, paga nos 12 meses anteriores ao período de apuração (regime de caixa).
• RBT12 — receita bruta acumulada nos 12 meses anteriores ao período de apuração, mercado interno mais externo, auferida por regime de competência. Atenção: mesmo quem optou pelo regime de caixa para apurar a base mensal continua usando a competência para o Fator R. O Perguntas e Respostas oficial é explícito nesse ponto.

E o resultado:

Fator R	Anexo aplicável	Alíquota nominal da 1ª faixa
≥ 0,28	Anexo III	6,00%
< 0,28	Anexo V	15,50%

Três detalhes que derrubam empresa

1. O sistema trunca, não arredonda. Entre janeiro e março de 2018 o PGDAS-D ainda arredondava. De abril de 2018 em diante ele considera duas casas decimais sem arredondamento — o próprio Manual do PGDAS-D usa o exemplo de um Fator R de 0,2774, que vira 0,27 e joga a empresa no Anexo V. Trabalhar "colado" nos 28% é pedir para perder o anexo.
2. Se a FS12 for zero, o Fator R é fixado em 0,01 — Anexo V. Vale tanto quando há receita quanto quando não há.
3. Se houver folha e a receita dos 12 meses for zero, o Fator R é fixado em 0,28 — e, como 0,28 já satisfaz o critério, o enquadramento é no Anexo III.

O que entra na folha de salários (e o que a Receita recusa)

Segundo o art. 26 da Resolução CGSN 140/2018 e as Perguntas e Respostas oficiais do Simples Nacional (pergunta 5.11), a FS12 é composta por:

• remunerações pagas a empregados e trabalhadores avulsos;
• remunerações pagas a contribuintes individuais — aqui entram o pró-labore dos sócios e os pagamentos a autônomos;
• o 13º salário, agregado na competência da incidência da contribuição previdenciária;
• a contribuição patronal previdenciária efetivamente recolhida, inclusive a recolhida dentro do Simples Nacional;
• o FGTS efetivamente recolhido.

Só valem as remunerações informadas em GFIP e no eSocial/DCTFWeb — não é uma praxe administrativa, é o que manda o art. 18, § 25, da LC 123/2006. Ou seja: pró-labore que não foi declarado não conta, por mais que tenha saído do caixa.

Não integram a folha: valores pagos a título de aluguéis, distribuição de lucros, pagamentos a estagiários (Lei 11.788/2008) e pagamentos feitos a MEI. É exatamente aqui que muita empresa se engana — terceirizar o time para MEIs reduz custo trabalhista e, ao mesmo tempo, destrói o Fator R.

Há uma exceção útil de conhecer: se um empregado está afastado recebendo benefício previdenciário e o único encargo da empresa é o FGTS, esse FGTS continua contando para o Fator R.

Nem toda atividade depende do Fator R

Antes de calcular, confira se a sua atividade sequer está na lista. O art. 25, § 1º, incisos III, IV e V da Resolução CGSN 140/2018 separa os serviços em três grupos:

Situação	Exemplos	Anexo
Sujeitos ao Fator R (art. 25, § 1º, V)	medicina e enfermagem, odontologia e prótese dentária, fisioterapia, psicologia e afins, laboratórios e diagnóstico por imagem, medicina veterinária, engenharia, arquitetura e urbanismo, design e desenho técnico, elaboração e licenciamento de software, criação e manutenção de páginas eletrônicas, auditoria, consultoria, gestão e administração, jornalismo e publicidade, perícia e avaliação, representação comercial, agenciamento, academias, administração e locação de imóveis de terceiros	III ou V
Anexo III fixo, sem Fator R (art. 25, § 1º, III)	creches e escolas, agência de viagem e turismo, agência terceirizada de correios, agência lotérica, corretagem de seguros e de imóveis, instalação, reparos e manutenção em geral, produções audiovisuais e culturais, escritórios contábeis sem ISS fixo	III
Anexo IV, sem Fator R (art. 25, § 1º, IV)	serviços advocatícios, construção de imóveis e obras de engenharia, vigilância, limpeza e conservação, paisagismo, decoração de interiores	IV

Duas ressalvas que mudam o resultado na prática:

• Para software e páginas eletrônicas, a lei exige que o desenvolvimento ou a manutenção sejam realizados em estabelecimento do optante (art. 18, § 5º-D, V e VI, da LC 123/2006). Quem apenas revende ou terceiriza integralmente o desenvolvimento pode não se enquadrar nessa hipótese.
• No Anexo IV, além de o Fator R não existir, a contribuição patronal previdenciária não está incluída no DAS: o art. 13, VI, da LC 123/2006 exclui expressamente essas atividades, e a CPP é recolhida por fora, sobre a folha, pelas regras gerais.

Passo a passo: calcular e conferir no PGDAS-D

1. Levante a receita bruta mês a mês dos 12 meses anteriores ao período que você vai apurar, por competência, somando mercado interno e externo. Some tudo: essa é a RBT12.
2. Levante a folha paga nos mesmos 12 meses: salários, pró-labore, autônomos, 13º, CPP recolhida e FGTS. Confira contra o eSocial/DCTFWeb — o número precisa bater com o que foi declarado. Essa é a FS12.
3. Divida FS12 por RBT12 e trunque em duas casas.
4. Acesse o Portal do Simples Nacional em https://www8.receita.fazenda.gov.br/SimplesNacional/Default.aspx e clique na imagem que indica os serviços do Simples Nacional. Faça login com CNPJ, CPF do responsável e código de acesso (para gerar ou refazer o código: https://www8.receita.fazenda.gov.br/SimplesNacional/controleAcesso/GeraCodigo.aspx). Também dá para entrar pelo e-CAC, em https://cav.receita.fazenda.gov.br/autenticacao/login/index, com conta gov.br ou certificado digital — nesse caminho, se você acessar como pessoa física ou procurador, use "Alterar perfil de acesso" para assumir o perfil do CNPJ.
5. Clique em Cálculo e Declaração > PGDAS-D e DEFIS.
6. No menu Declaração Mensal > Declarar/Retificar, informe o período de apuração e lance as receitas por estabelecimento. Depois do preenchimento do último estabelecimento, o sistema pede a folha de salários dos 12 meses anteriores (FS12) — ele só pede se houver receita informada em atividade sujeita ao Fator R.
7. Transmita e abra o extrato em Declaração Mensal > Consultar Declarações. No extrato do DAS, o item 2.3 – Folhas de Salários Anteriores traz os valores mensais informados e o item 2.4 – Fator "r" mostra a razão apurada. Esses dois itens só aparecem preenchidos quando há atividade dos Anexos III ou V. É o item 2.4 que você deve comparar com o seu cálculo.

Empresa aberta há menos de 13 meses

Aqui mora um erro comum: a proporcionalização da RBT12 (média dos meses anteriores × 12), que serve para achar a faixa de alíquota, não se aplica ao Fator R. Conforme o Manual do PGDAS-D:

• No mês de abertura, o Fator R é a folha do próprio período de apuração dividida pela receita do próprio período (FSPA ÷ RPA). Se houver folha e a receita for zero, o Fator R vale 0,28; se não houver folha e houver receita, vale 0,01.
• Enquanto o intervalo entre a data de abertura e o período de apuração for inferior a 13 meses, o Fator R é a soma das folhas desde o mês de abertura até o mês anterior ao da apuração, dividida pela soma das receitas do mesmo intervalo — soma simples, sem multiplicar por 12.
• Completados os 13 meses, entra a regra geral dos 12 meses anteriores.

Isso tem uma consequência prática boa: empresa nova consegue entrar no Anexo III desde o primeiro mês, bastando que o pró-labore do mês de abertura já esteja proporcional à receita — e, claro, devidamente pago e declarado.

Quatro simulações

Alíquota efetiva = (RBT12 × alíquota nominal − parcela a deduzir) ÷ RBT12, conforme o art. 18, § 1º-A, da LC 123/2006.

1. Clínica médica — RBT12 R$ 600.000, FS12 R$ 190.000 Fator R = 0,3166 → 0,31. Anexo III, 3ª faixa: (600.000 × 13,50% − 17.640) ÷ 600.000 = 10,56%. No Anexo V seria (600.000 × 19,50% − 9.900) ÷ 600.000 = 17,85%. Sobre um mês de R$ 50.000, a diferença é de R$ 5.280 para R$ 8.925.

2. Empresa de TI — RBT12 R$ 480.000, FS12 R$ 120.000 Fator R = 0,25. Anexo V: 17,44%. No Anexo III seria 9,83%. Para cruzar os 28% faltam R$ 14.400 de folha no ano — R$ 1.200 por mês. A diferença de 7,61 pontos sobre R$ 480.000 é de aproximadamente R$ 36,5 mil por ano.

3. Escritório de engenharia — RBT12 R$ 1.000.000, FS12 R$ 240.000 Fator R = 0,24. Anexo V, 4ª faixa: 18,79%. Anexo III: 12,44%. Faltam R$ 40.000 de folha no ano, cerca de R$ 3.333 por mês, para uma diferença anual próxima de R$ 63,5 mil.

4. Escritório de advocacia — o caso que não é Fator R Aumentar pró-labore aqui não muda nada: advocacia é Anexo IV por natureza, com CPP recolhida por fora do DAS. Toda simulação de Fator R feita para uma banca está errada por definição.

Quanto de pró-labore falta — e quando para de compensar

A conta é direta:

Folha anual necessária = 0,28 × RBT12 − FS12 atual

Divida por 12 para achar o acréscimo mensal. E trabalhe com folga: mire em 0,30, não em 0,28, porque qualquer aumento de receita derruba a razão e o sistema trunca sem piedade.

O custo marginal de subir o pró-labore tem três componentes, e é aqui que muita simulação de calculadora online mente:

• INSS do sócio: o pró-labore do sócio-administrador é retido a 11%, limitado ao teto do salário de contribuição do ano (consulte a tabela vigente no portal do gov.br). Acima do teto, a contribuição para de crescer, o que torna o pró-labore alto proporcionalmente mais barato.
• CPP patronal de 20%: não incide para quem está nos Anexos III e V, porque a contribuição patronal já está embutida na alíquota do DAS (art. 13, VI, da LC 123/2006). Esse é o ponto que torna o Fator R tão vantajoso para clínicas e empresas de TI — e que deixa de valer no Anexo IV.
• IRRF na fonte, pela tabela progressiva mensal, já considerada a redução do imposto para rendimentos mais baixos instituída pela Lei 15.270/2025, em vigor desde janeiro de 2026.

O Fator R deixa de compensar quando o IRRF marginal sobre o pró-labore adicional supera o ganho de alíquota — o que costuma aparecer em empresas com receita alta e sócio já em faixa elevada de IR. E há um segundo efeito: cada real que vira pró-labore é um real que deixa de ser distribuído como lucro. Desde janeiro de 2026, a Lei 15.270/2025 sujeita à retenção de 10% na fonte os lucros e dividendos pagos por uma mesma empresa a uma mesma pessoa física acima de R$ 50.000 em um mesmo mês. Ou seja: a troca entre pró-labore e lucro precisa ser simulada em conjunto com a política de retiradas dos sócios, não isoladamente.

O ponto em que o Anexo III deixa de vencer

Quase todo material sobre Fator R trata o Anexo III como sempre melhor. Ele é melhor na esmagadora maioria dos casos, mas não em todos, e a diferença encolhe rápido:

RBT12	Anexo III	Anexo V	Vantagem do Anexo III
R$ 180.000	6,00%	15,50%	9,50 pontos
R$ 360.000	8,60%	16,75%	8,15 pontos
R$ 720.000	11,05%	18,13%	7,08 pontos
R$ 1.800.000	14,02%	19,55%	5,53 pontos
R$ 3.600.000	17,51%	21,28%	3,76 pontos
R$ 4.800.000	19,50%	19,25%	−0,25 ponto

A vantagem só ultrapassa 7 pontos percentuais até uma RBT12 da ordem de R$ 741,6 mil. E, por causa da 6ª faixa — 33,00% com dedução de R$ 648.000 no Anexo III contra 30,50% com dedução de R$ 540.000 no Anexo V —, os dois anexos se igualam exatamente em R$ 4.320.000 de RBT12, em 18,00%. Acima disso, o Anexo V passa a ser ligeiramente mais barato.

Na prática, empresa perto do teto do Simples que gastou muito com pró-labore só para "garantir o Anexo III" pode estar pagando duas vezes: o custo da folha e uma alíquota maior. É um cenário raro, mas é justamente o tipo de empresa em que o erro custa caro.

Por que a conferência é mensal

O Fator R é recalculado a cada período de apuração, com janela móvel. Um mês de faturamento alto ou uma folha menor por férias e rescisões pode virar o anexo sem aviso. Duas regras práticas:

• Rode a projeção antes de fechar o mês, não depois de transmitir.
• Se você retificar a folha ou a receita de um período, o Manual do PGDAS-D é explícito: é preciso retificar também todos os períodos de apuração posteriores, ainda que os valores deles não tenham mudado — porque a FS12 e a RBT12 daqueles meses mudaram.

Empresa que oscila entre III e V normalmente tem um problema estrutural de política de retiradas, não de cálculo. A saída é fixar um pró-labore alvo em percentual da receita projetada e revisá-lo trimestralmente.

O que muda quando IBS e CBS entram no Simples

Em julho de 2026, nada mudou ainda para o Fator R: valem os 28% e a janela dos 12 meses anteriores ao período de apuração. Isso não é leitura otimista — o art. 348, III, alínea "c", da LC 214/2025 diz expressamente que as alíquotas de teste de IBS e CBS de 2026 (0,1% e 0,9%) não se aplicam às operações dos optantes pelo Simples Nacional. O que já está escrito na lei, com data:

• A partir de 1º/1/2027, o art. 517 da LC 214/2025 altera os §§ 5º-K e 24 do art. 18 da LC 123/2006: a razão passa a considerar os montantes pagos e auferidos nos doze meses antecedentes ao mês anterior ao do período de apuração. Na prática, entra uma defasagem de um mês — o pró-labore de um mês só influencia o anexo dois meses depois. O limite de 28% e a lógica do cálculo continuam idênticos.
• A partir de 1º/1/2027, pelo art. 519 da LC 214/2025, os Anexos I a V da LC 123/2006 passam a vigorar com a redação dos Anexos XVIII a XXII da LC 214/2025. As faixas e as alíquotas do Anexo III e do Anexo V seguem praticamente as mesmas: a única alteração é nas 6ª faixas, que caem 0,1 ponto em 2027 e 2028 — o Anexo III vai a 32,90% e o Anexo V a 30,40% — e voltam a 33,00% e 30,50% a partir de 2029. As deduções não mudam.
• O que muda de verdade é a partilha interna do DAS, e ela não vira IBS e CBS de uma vez. Em 2027 e 2028, a coluna de Cofins e PIS/Pasep do Anexo III dá lugar à CBS, enquanto o ISS continua na tabela ao lado de um IBS ainda simbólico (na 1ª faixa: ISS 33,50% e IBS 0,17%). A partilha do ISS vai encolhendo e a do IBS crescendo ano a ano, e só a partir de 2033 o ISS desaparece da tabela, deixando IRPJ, CSLL, CBS, CPP e IBS. Vale notar que os Anexos III e V nunca tiveram ICMS na partilha — ele só aparece em situações específicas, como comunicação e transporte interestadual e intermunicipal.
• O optante pelo Simples ganha a faculdade de apurar e recolher IBS e CBS pelo regime regular, por fora do regime único (art. 41, §§ 3º e 4º, da LC 214/2025). A opção é feita para os semestres iniciados em janeiro e julho, é irretratável para cada semestre e deve ser exercida nos meses de setembro e março imediatamente anteriores — redação dada pela Lei Complementar 227, de 13 de janeiro de 2026, que substituiu o "setembro e abril" do texto original. Quem exercer essa opção continua calculando o Fator R normalmente, porque ele segue governando as parcelas que permanecem no DAS.

Resumo: o Fator R sobrevive à Reforma Tributária. Não é um cálculo com prazo de validade.

Quando o Anexo V perde para o Lucro Presumido

Empresa de serviços intelectuais com folha pequena e alíquota efetiva do Anexo V acima de 17% ou 18% precisa simular o Lucro Presumido antes de aceitar o DAS. No Presumido, a base de IRPJ e CSLL para a maioria dos serviços é de 32% da receita (Lei 9.249/1995, art. 15, § 1º, III, para o IRPJ e art. 20, I, para a CSLL), com IRPJ de 15% mais adicional de 10% sobre a parcela da base que exceder R$ 20.000 por mês do período de apuração, CSLL de 9%, PIS e Cofins cumulativos, ISS municipal e a contribuição patronal de 20% sobre a folha, essa sim por fora.

Duas observações de 2026: diferentemente do optante do Simples, a empresa do Presumido está dentro do período de teste de IBS e CBS, embora o recolhimento seja dispensado para quem cumpre as obrigações acessórias; e o adicional de 10% do IRPJ costuma ser subestimado nas comparações rápidas, porque incide sobre a base presumida, não sobre o lucro contábil.

A regra de bolso é essa: quanto menor a folha, mais o Presumido se aproxima; quanto maior a folha, mais o Simples no Anexo III vence com folga. A conta muda com o município (a alíquota de ISS no Rio de Janeiro pesa) e com o cronograma da Reforma. Não existe resposta genérica — existe simulação com os seus números.

Conclusão

O Fator R é simples de calcular e caro de errar. Vale ter apoio profissional quando a empresa está entre 0,25 e 0,32 e oscila; quando você pensa em terceirizar equipe para MEIs; quando abriu a empresa há menos de 13 meses; quando a receita se aproxima do teto do Simples e a vantagem do Anexo III já virou negativa; ou quando a alíquota do Anexo V já passou dos 17% e ninguém comparou com o Lucro Presumido. Se você atua no Recreio, na Barra ou em qualquer ponto do Rio e quer essa simulação feita com os números reais do seu CNPJ — incluindo o efeito no pró-labore e na distribuição de lucros —, fale com a equipe da Commande Contábil pelo WhatsApp +55 21 99905-0896.

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Conteúdo informativo, com base na legislação vigente em 28 de julho de 2026 (LC 123/2006, LC 214/2025, LC 227/2026, Resolução CGSN 140/2018, Perguntas e Respostas do Simples Nacional e Manual do PGDAS-D e Defis da Receita Federal). A legislação tributária muda com frequência, especialmente durante a transição da Reforma Tributária. Este texto não substitui a análise do seu caso concreto por um contador habilitado.